Буває, що після довгого дня залишається відчуття, ніби нічого так і не вдалося зробити. Причина – низька ефективність. Експерти розповідають про 5 способів її підвищити, їх може використовувати кожен працівник. Цілі гори паперів на підпис, постійно дзвонить телефон й нових електронних листів – 20, вони чекають на відповідь. «Це звичайний наслідок цивілізації», – каже Вернер Тікі Кюстенмахер (Werner Tiki Küstenmacher) з Грьобенцелля, що біля Мюнхена. Він написав чимало книг на цю тему. «Якщо варити зразу в кількох баняках, зрештою з якогось – википить». Для роботодавців краще постійно уникати пасток ефективності або не дозволяти їм взагалі виникати.
Порада 1: нехай на столі буде багато простору.
Документи, нотатки, підручники, запрошення – на одному робочому столі швидко накопичується багато всього. Коли він переповнений, потрібно створити «Tabula rasa»: скиньте все вниз, зробіть стіл цілком порожнім. Потім ретельно все приберіть. Це посилює ефект «все нове» й забезпечить структурованість роботи.
«Подивіться на кожен документ і дайте відповідь на запитання: чи потрібен він на столі? Якщо над ним ще потрібно працювати, але він не є терміновим, відкладіть його окремо, – радить Катаріна Дітце (Katharina Dietze), експерт з організації зі Швельма. – Запакуйте непотрібні документи в коробку й поставте її в кут». У вільний час можна перебрати цей стос паперу. Аби стіл залишався прибраним, експерти рекомендують щоденно на ньому наводити порядок. Тобто, виконане підшивати в папки, старе – викидати, всі матеріали відкладати вбік.
Порада 2: відрізняйте важливе від неважливого.
«Розрізняти різні обов’язки за критерієм терміновості – важливо, щоби зі всім встигати», –каже Карола Кляйншмідт (Carola Kleinschmidt), авторка з Гамбурга. Вона радить все ділити на категорії в залежності від важливості й терміновості. «Не все важливе є терміновим, і не все термінове – важливим». Найвищий авторитет мають завдання, що об’єднують обидві категорії, тобто є і важливими, й терміновими. «Для прикладу, визначте проміжок часу, коли ви відповідатимете на е-мейли, зважайте на те, щоби перерву в цій роботі не помітили».
Для нового погляду на завдання корисними бувають і перерви, каже Кюстенмахер. «Якщо ви перестали розуміти, чого намагаєтесь досягнути, пройдіться 5 хв. до дверей і подумайте, що справді важливо».
Порада 3: за неприємне завдання – винагорода.
Розмова з начальником, напружена телефонна угода, складне завдання: знову й знову на робочому місці потрібно виконувати неприємні доручення. Через внутрішній протест потім намагаєшся цим спекулювати. «Але спекуляція не приносить задоволення», – розповідає Дітце. Вона рекомендує мотивувати себе приємними наслідками й обіцяти собі винагороду за кожне складне завдання. Карола Кляйншмідт радить йти до цього маленькими кроками: «Подумайте, як можна зробити конкретнішим речі, запитайте в начальника про дедлайни». При неприємних завданнях, що є регулярними або належать до щоденної програми, допомагають чіткі терміни, каже Дітце: «Робіть неприємне з самого початку й винагороджуйте себе приємними для вас дорученнями після них».
Порада 4: не відчувайте відповідальності за все.
Поки колеги спокійно працюють, в інших постійно накопичуються завдання: деякі працівники на роботі більше навантажені, ніж інші. «Той, хто зайнятий, може швидко впоратися з завданнями, які зовсім не належать до його обов’язків», – каже Карола Кляйншмідт. Вона рекомендує дивитися на кожне нове доручення, як на пакунок поштарки, щоразу питати себе: чи хочу й чи мушу я за це братися? Вернер Тікі Кюнстмахер наголошує на ефективності складати список речей, які потрібно не виконувати («Not-to-Do-Liste»): занотуйте всі ті речі, які би ви в майбутньому не хотіли брати на себе. Чи йдеться про організацію корпоративної вечірки, чи про прикрашання кафе, – відмовляйтеся від речей, які забирають у вас час і нерви.
Порада 5: уникайте багатозадачності.
Багато років здатність до мультитаскінгу (multitasking) або багатозадачності вважали рецептом успіху. «Але насправді все навпаки, – каже Кюстенмахер. – Насправді успішні люди зосереджуються на одній справі, в ній вони й стають найкращими». Кюстенмахер рекомендує послідовну однозадачність: робіть одне, а потім інше. Надавати актуальним завданням абсолютного пріоритету – найкращий метод приходити щовечора додому задоволеним. «Лише так отримуєш відчуття, що насправді багато зробив за день».
Зреферувала Соломія КРИВЕНКО
Джерело: http://www.welt.de.
09.01.2015